COME SCEGLIERE IL SOFTWARE PER LO STUDIO ODONTOIATRICO

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Molti durante questi mesi mi hanno fatto la stessa domanda, ecco perché pubblico questo post, la risposta però è stata sempre diversa, perché diverse sono le esigenze di uno studio dentistico.

La domanda, come si evince dal titolo del post, è la seguente : “è arrivato il momento di informatizzare il mio studio, in base a cosa devo scegliere il software gestionale”?

Innanzitutto bisogna chiedersi cosa vorrei farci con il suddetto programma.
Contabilità? Preventivi? Piani di cura?fatture? Magazzino? Tutto cosa?

Gestionale per studio odontoiatrico

Oggi nel mercato esistono decine di software per dentisti, per tutti gli studi e per tutte le tasche, ci sono quelli che girano solo su Windows e quelli che vanno bene per Mac, ci sono quelli in cloud e quelli con l’assistenza remota H24. Beh, qual è la differenza tra di loro? Perchè uno costa 500€ e l’altro ne costa 5000€?

In verità prima di chiedersi quanto costa un “programmino” bisogna capire chi, quando e perché è stato realizzato un software. In che linguaggio e che tipo di prospettive porta un determinato linguaggio di programmazione rispetto ad un altro. Roba da smanettoni, direte voi, ma non è proprio così. Conoscere che tipo di database accoglierà i dati sensibili dei tuoi pazienti dev’essere la tua prima preoccupazione. Per essere quanto più chiari possibile, Sql va benissimo (meglio se si tratta delle ultime versioni), Access va malissimo. Detto questo possiamo chiedere da quanti anni è in vendita il programma, quanti aggiornamenti in un anno vengono rilasciati e quante sono le persone che vi lavorano, a quanti dentisti hanno installato e magari conoscere i feedback di questi clienti. Gli aggiornamenti devono esistere, ma non devono essere tanti, poiché questo presupporrebbe l’instabilità di un sistema che si cerca di riqualificare frequentemente.
Tutte queste informazioni vi daranno una panoramica sulla qualità dell’azienda che lo produce e soprattutto sul grado di sicurezza che garantiscono per i vostri importantissimi dati.

Nel panorama odontoiatrico, come in ogni settore, esistono quelle 5/6 aziende che si spartiscono l’ 80% del mercato ed è proprio di queste che sentirete parlare maggiormente. Se non l’avete già fatto, verificate attraverso una persona preposta alla spiegazione del programma e non attraverso dei cd dimostrativi che spesso hanno l’unico pregio di essere riposti in fondo ai cassetti delle nostre scrivanie. Anche da questi particolari si evince la serietà e la sicurezza di software. La presenza di un uomo sul territorio, la possibilità che intervenga un tecnico direttamente in studio e non solo da remoto (pensate ad un possibile guasto dell’adsl).

Passaggio due, funzionalità e features

Oggi si sente parlare di gestionali utilizzabili direttamente alla poltrona attraverso tablet e dispositivi mobili, ma esiste una domanda che dobbiamo porci: Utilizzerò tutto il software dal 10 pollici di un ipad oppure l’ipad mi serve per determinate funzioni? L’altra domanda è: Mi fido di un programma così snello da girare totalmente su un tablet?
La risposta naturalmente è soggettiva.

In merito alle funzioni, oggi quasi tutti i gestionali sono capaci di gestire una discreta agenda, hanno tutti la possibilità di eseguire i preventivi e gestire i piani di cura, allora come posso pesare il software da 500€ con quello da 5000€?

Per esempio possiamo verificare se il programma è personalizzabile o parzialmente personalizzabile. Possiamo informarci in merito alla gestione dell’imaging digitale. Se è in grado di pilotare direttamente le periferiche (se si, quali?) oppure ricorre all’utilizzo di driver Twain o peggio, linka ai software di gestione delle periferiche (ovvero lancia il programma proprietario della periferica, panoramico, sensore rvg, 3D o altro). In questo modo abbiamo fatto già una cernita importante sul gestionale da scegliere. Quelli che hanno caratteristiche di gestione avanzata dell’imaging infatti sono 2/3. Oggi per esempio è nata l’esigenza di salvare anche i volumi sulla scheda del paziente, valutate anche questa possibilità

A questo punto indirizziamo la nostra attenzione sulle cartelle specialistiche. Il software preso in esame possiede delle cartelle specialistiche di ortodonzia, igiene, parodontologia, implantologia, esame obiettivo e screening vari? Se la risposta è si, prima naturalmente verificatene la qualità, poi chiedete magari se per realizzare una cartella specialistica in particolare si sono avvalsi dell’ausilio di qualche specialista di fama riconosciuta. Questo vi aiuterà a pesare la qualità del lavoro svolto e che tipo di clientela raggiunge il software in questione.

Contabilità e amministrazione

E’ inutile negarcelo, gli insoluti sono uno dei problemi che la crisi finanziaria ha portato con sé e dobbiamo avere gli strumenti giusti per avere le nostre finanze sotto controllo. Quello che un software dovrebbe avere è un accurato e facilmente raggiungibile report dei pazienti debitori e una bacheca che compari l’andamento nei vari mesi e anni, per capire dove il “dentista-manager” sta andando.
A tal proposito, quello che ho potuto notare in molteplici gestionali è che nel momento in cui viene chiuso (storicizzato) un piano di cura, ed il paziente non ha ancora concluso i pagamenti, automaticamente avviene una storicizzazione del paziente anche sul piano finanziario. Questo è un grave problema per la ricerca dei pazienti debitori.

Gestione Documentale

All’interno di uno studio odontoiatrico, tra ricette, consensi informati, anamnesi e fatture, vengono emessi decine di documenti al giorno, quindi la loro gestione ordinata e precisa risulta fondamentale. Verificate la qualità dei documenti e la possibilità di personalizzarli a vostro piacimento. Se riuscite, aggiornatevi anche sulla legislazione in merito di firma digitale, entro breve sarà una prassi.

Concludendo, rispondo alla domanda delle domande: ambiente Mac o ambiente Windows?
Purtroppo questa è una questione di esigenze. Ad oggi l’ambiente Mac nell’ambito professionale è utilizzato solo nel settore artistico, grafica, audio/video. Le case produttrici di strumenti per l’imanging digitale medicale, infatti, producono solamente per Windows (a parte Planmeca), quindi la risposta, dolente o nolente, è una sola e non occorre ripeterla…purtroppo.
Buona informatizzazione a tutti e pensate seriamente ad un buon sistema di backup.

Per avere informazioni piu’ approfondite sul gestionale per il tuo studio compila il form qui sotto ed entro breve sarai ricontattato

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Un pensiero su “COME SCEGLIERE IL SOFTWARE PER LO STUDIO ODONTOIATRICO

  1. articolo interessantissimo grazie! sto cercando un programma per il mi ostudio in questo periodo… il sistema tessera sanitaria mi ha convinto a passare al digitale! per chi è nella mia situazione.

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